Rapport d'utilisateur Katara Hospitality

Comment Katara Hospitality, spécialiste pour la planification et la rénovation d'hôtels de luxe, a optimisé sa gestion d'e-mail avec REDDOXX

LA SITUATION DE DEPART:

Le Schweizerhof à Berne, le Bürgenstock Resort dans les environs de Lucerne ou l'hôtel Royal Savoy à Lausanne: Katara Hospitality Switzerland AG est une société de gestion qui s'occupe du développement, de la planification et de la rénovation de projets hôteliers exclusifs et riches de tradition.

Sur le plan de l'IT, l'entreprise mise sur une architecture virtuelle basée sur VMware. Pour l'envoi et la réception de plans de construction, de dessins et de concepts à l'intérieur de l'entreprise ainsi que l'échange avec les entreprises mandatées, une infrastructure e-mail qui fonctionne de façon optimale est indispensable.

Katara Hospitality

Jusqu'en 2010, il y avait toutefois toujours des difficultés lorsqu'on devait rechercher un ancien e-mail.

RAPIDITE DE LA RECHERCHE:

La disponibilité insuffisante des e-mails à ce moment était un aspect important. Il devait être garanti que les e-mails qui avaient été reçus ou envoyés plusieurs mois ou années auparavant devait être trouvés et pouvoir être ouverts rapidement.

CONVIVIALITE:

Le confort d'utilisation avait une grande importance. Le département IT désirait une solution qui soit utilisable immédiatement, sans que les utilisateurs aient besoin d'une formation ou d'une instruction et qu'aucun support ne soit nécessaire. Une intégration sans problème dans l'infrastructure IT actuelle devait être assurée, pour que les collaborateurs ne doivent pas modifier leurs habitudes de travail.

COMPRESSION DES DONNEES:

Vu l'augmentation continue du volume de données, il était important pour les responsables de Katara Hospitality d'implémenter un système qui utilise les ressources de stockage de façon la plus économique possible. La multiplication inutile de la quantité de données provenant du fait que des e-mails identiques avec des annexes étaient présents dans les boîtes aux lettres de plusieurs utilisateurs devait être éliminée.

REDDOXX CONVAINC PAR SA PERFORMANCE ET SA CONVIVIALITE

Pour trouver le système le plus adapté, différentes solutions d'archivage e-mail ont été testées. Que ce soit pour l'éventail des fonctions, le rapport prix-performance ou le confort d'utilisation, la solution REDDOXX MailDepot de REDDOXX GmbH a convaincu lors des tests. Dès le premier coup d'Å"il, le produit a plu à Almir Kalender et à son équipe grâce à sa convivialité et interface utilisateur.

Les autres exigences étant complètement remplies par le système, Katara Hospitality a décidé d'implémenter cette solution et a débuté en été 2011 avec une application REDDOXX virtuelle. Pour couvrir à la fois l'archivage et la problématique des spams, REDDOXX Spamfinder a également été installé, en plus de MailDepot.

Spamfinder, breveté par REDDOXX, garantit une protection maximale contre les messages non désirés grâce à la combinaison de filtres innovateurs ainsi que de la technologie CISS avec l'authentification d'expéditeurs inconnus jusqu'ici. Par un Plug-In, la solution REDDOXX est reliée directement aux comptes clients Outlook habituels de l'utilisateur.

Comme avec un moteur de recherche Internet, l'utilisateur peut rechercher des e-mails par des mots-clés. L'archivage automatique des e-mails selon les prescriptions légales assure simultanément que tous les e-mails reçus et envoyés soient correctement sauvegardés.

TROUVER ET OUVRIR DES E-MAILS PAR UNE RECHERCHE PLEIN TEXTE

"Nous avons pu nettement simplifier la recherche d'e-mails", a dit Almir Kalender. "Grâce à l'indexation plein texte qui s'étend aux annexes des données, tous les mails sont à disposition en quelques secondes - plus de comparaison avec la recherche fastidieuse d'autrefois. L'acceptation par nos collaborateurs a été très bonne dès le départ, car ils pouvaient travailler dans leur environnement habituel. L'archivage central continu garantit qu'aucun e-mail important ne soit effacé par mégarde par des utilisateurs. Ainsi, l'exhaustivité de l'archive des e-mails est garantie."

Les collaborateurs tout comme la direction et la direction IT sont satisfaits de cette solution. Comme autre avantage de REDDOXX MailDepot, il faut mentionner que les systèmes de stockage sont allégés: le principe de single-instance assure que les e-mails et surtout que les annexes qui ont été envoyés à plusieurs destinataires en copie ne soient archivés qu'une seule fois de façon centralisée. Cela fait baisser les frais de mémoire et contribue à une infrastructure performante et légère.

Avec plus de 2300 installations en Allemagne, REDDOXX est l'un des fabricants leaders pour la gestion, la sauvegarde et l'archivage d'e-mails. Les lignes de produits de ce fournisseur spécialisé couvrent différentes grandeurs d'entreprises et s'adaptent ainsi de façon individuelle aux différentes exigences - que ce soit pour des petites, moyennes ou grandes entreprises.


Almir Kalender, directeur du groupe IT, de Katara Hospitality Switzerland AG, explique ainsi la situation de départ: "Tous les utilisateurs avaient des archives locales dans leur propre compte client Outlook. Il n'y avait pas d'archivage central des e-mails. Notre problème principal était que la recherche d'un ancien e-mail était souvent fastidieuse. Un réel désavantage sur le plan de la productivité, car du temps de travail précieux devait être utilisé pour la recherche. De plus, nous avons constaté plusieurs fois que des e-mails avaient été effacés par mégarde et étaient ainsi définitivement perdus. Pour les e-mails qui contenaient par exemple des accords sur un projet de construction ou qui documentaient l'état d'une planification, cela était inacceptable."

Avec ses fournisseurs d'IT, le chef IT a donc commencé en 2011 à chercher une solution d'archivage adéquate pour l'entreprise. En plus de la centralisation de l'archivage des e-mails, trois exigences incontournables ont été définies "

Le projet

Katara Hospitality
Switzerland AG

Situation
Pas d'archivage central
Temps de recherche et de restauration d'e-mails prolongés

Solution
Virtuelle RX-250 Appliance
MailDepot Premium und Importer

Equipement supplémentaire
Aucun

Coûts
REDDOXX Appliance RX-250, licence pour 1 année avec protection anti-spam et archivage, sans implémentation: EUR 7'900.-

Coûts pour le service et la maintenance
Abonnement: EUR 950.- par année

Coûts de formation
Pas nécessaire

"Nous avons pu nettement simplifier la recherche d'e-mails", a dit Almir Kalender. Katara Hospitality Switzerland AG avec son siège à Zoug est une société d'exploitation pour les hôtels suisses de Katara Hospitality Ltd., Doha. L'entreprise développe et planifie des concepts pour la rénovation, la reconstruction et la réouverture d'hôtels légendaires. Katara Hospitality Ltd. gère des hôtels célèbres mondialement comme le Raffles à Singapour ou le Buddha-Bar à Paris.

Katara Hospitality

REDDOXX En plus de la conformité aux exigences légales, l'optimisation des processus de gestion et l'allégement de l'infrastructure IT sont à mentionner. Les solutions globales de REDDOXX peuvent être intégrées facilement et sans modification dans les réseaux existants. Parmi les clients de REDDOXX GmbH on compte de nombreuses entreprises renommées, des groupes et des institutions publiques.

De plus, REDDOXX offre aux fournisseurs de service professionnels, prestataires de services IT et ISP la possibilité de proposer des services à valeur ajoutée à leurs groupes cible, basés sur la technologie Cloud REDDOXX.

REDDOXX GmbH travaille depuis Kirchheim/Teck et Hambourg avec un focus international et dispose d'un réseau mondial de partenaires de distribution, de coopération et technologiques.


Le partenaire:
NET-Design AG
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