Anwenderbericht Katara Hospitality

Wie Katara Hospitality, Spezialist für Planung und Umbau von Luxus-Hotels, mit REDDOXX sein E-Mail-Management optimiert hat

Die Ausgangssituation:

Der Schweizerhof in Bern, das Bürgenstock Resort in der Nähe von Luzern oder das Hotel Royal Savoy in Lausanne: Die Katara Hospitality Switzerland AG beschäftigt sich als Betreibergesellschaft mit der Entwicklung, Planung und dem Umbau von exklusiven, traditionsreichen Hotelprojekten.

IT-seitig setzt das Unternehmen auf eine virtuelle Architektur auf VMware-Basis. Für den Versand und Empfang von Bauplänen, Zeichnungen und Konzepten innerhalb des Unternehmens sowie den Austausch mit beauftragten Unternehmen ist ganz besonders eine optimal funktionierende E-Mail-Infrastruktur unerlässlich.

Katara Hospitality

Hier traten bis 2010 jedoch immer wieder Schwierigkeiten auf, wenn nach einer älteren E-Mail gesucht werden musste.

Schnelligkeit der Suche:

Die bis dato unzulängliche Verfügbarkeit der E-Mails war ein besonders wichtiger Aspekt. Es sollte sichergestellt werden, dass sich auch E-Mails, die bereits vor mehreren Monaten oder Jahren empfangen oder verschickt wurden, innerhalb sehr kurzer Zeit finden und öffnen lassen.

Benutzerfreundlichkeit:

Hoch im Kurs stand zudem der Bedienkomfort. Gewünscht war seitens der IT eine Lösung, die auch für ungeübte Anwender ohne grössere Schulungen oder Einweisungen sofort nutzbar ist und keinen Supportaufwand erzeugt. Über eine möglichst nahtlose Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur sollte erreicht werden, dass die Mitarbeiter ihre gewohnten Arbeitsmuster nicht umstellen müssen.

Datenoptimierung:

Angesichts des ständig steigenden Datenvolumens legten die Verantwortlichen von Katara Hospitality ausserdem Wert darauf, ein System zu implementieren, das die Speicherressourcen möglichst ökonomisch nutzt. Die unnötige Vervielfachung der Datenmenge, wie sie bislang beispielsweise durch die lokale Aufbewahrung identischer E-Mails mitsamt Attachments in den Postfächern mehrerer Benutzer entstand, sollte vermieden werden.

REDDOXX überzeugt durch performance und Benutzerfreundlichkeit

Um das am besten geeignete System zu finden, wurden verschiedene Lösungen für die E-Mail-Archivierung getestet. Sowohl vom Funktionsumfang, hinsichtlich des Preis-Leistungs-Verhältnisses als auch in Sachen Benutzerkomfort stach im Testfeld die Lösung REDDOXX MailDepot der REDDOXX GmbH besonders positiv hervor. Bereits beim ersten Blick überzeugte das Produkt Almir Kalender und sein Team durch die Bedienerfreundlichkeit der Benutzeroberfläche.

Da auch die weiteren gestellten Anforderungen durch das System in vollem Umfang erfüllt wurden, entschied sich Katara Hospitality zur Implementierung und startete im Sommer 2011 mit einer virtuellen REDDOXX-Appliance.

Um gleichzeitig mit der Archivierung auch die Spam-Problematik abzudecken, wurde zusätzlich zu MailDepot auch REDDOXX Spamfinder lizenziert. Spamfinder sorgt durch die Kombinationen aus innovativen Filtern sowie der von REDDOXX patentierten CISS-Technologie mit Authentisierung bislang unbekannter Absender für maximalen Schutz vor unerwünschten Werbebotschaften.Über ein Plug-In ist die REDDOXXLösung direkt an die gewohnten Outlook-Clients der Nutzer angebunden.

Vergleichbar mit einer Internet-Suchmaschine können die Anwender per Stichwort nach E-Mails suchen. Die automatische E-Mail-Archivierung gemäss der rechtlichen Vorgaben stellt gleichzeitig sicher, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails vorschriftsmässig aufbewahrt werden.

E-Mails per Volltextsuche finden und öffnen

"Gerade die Suche von E-Mails konnten wir ganz erheblich vereinfachen",sagt AlmirKalender. "Durch die Volltext-Indexierung, die sich auch auf die Dateianhänge erstreckt, stehen alle Mails sekundenschnell zur Verfügung – kein Vergleich mehr mit der früher oft zeitraubenden Suche.

Die Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern war von Anfang an sehr gut, da sie in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten können. Aus Compliance-Sicht ist für uns durch die laufende zentrale Archivierung ausserdem gewährleistet, dass keine wichtigen E-Mails versehentlich von Anwendern gelöscht werden. So ist die Vollständigkeit unseres E-Mail-Archivs garantiert.

Sowohl Mitarbeiter als auch Geschäfts und IT-Leitung sind mit der Lösung sehr zufrieden."Zu den zusätzlichen Vorteilen von REDDOXX MailDepot zählt die Entlastung der Storagesysteme: Das Single-Instance-Prinzip sorgt dafür, dass E-Mails und vor allem auch Dateianhänge, die per"cc"-Funktion mehrere Empfänger im Unternehmen erreicht haben, lediglich ein Mal zentral archiviert werden. Dies senkt die Speicherkosten und trägt zu einer leistungsfähigen, schlanken Infrastruktur bei.


Almir Kalender, Group IT Manager der Katara Hospitality Switzerland AG, erläutert die damalige Ausgangslage:
"Alle Benutzer hatten lokale Archive in ihrem jeweiligen Outlook-Client eingerichtet. Eine zentrale Aufbewahrung der E-Mails war nicht vorhanden. Unser Hauptproblem war, dass sich die Suche nach einer älteren E-Mail oft sehr langwierig darstellte. Ein klarer Nachteil aus Sicht der Produktivität, denn wertvolle Arbeitszeit musste für die Suche aufgewendet werden. Es stellte sich zudem immer wieder heraus, dass Mails versehentlich gelöscht wurden und dadurch unwiederbringlich verloren waren. Bei E-Mails, die beispielsweise Absprachen zu einem Bauprojekt oder einen Planungsstand dokumentieren, ein untragbarer Zustand."

Gemeinsam mit seinem IT-Lieferanten begann der IT-Leiter deshalb 2011, eine geeignete Archivierungslösung für das Unternehmen zu identifizieren. Dabei wurden, neben der Zentralisierung der Aufbewahrung der E-Mails, drei grundsätzliche Anforderungen definiert, die erfüllt werden sollten.

Das Projekt

Kunde
Katara Hospitality
Switzerland AG

Situation
Keine zentrale Archivierung
Lange Such- und Wiederherstellungszeiten von E-Mails

Lösung
Virtuelle RX-250 Appliance
MailDepot Premium und Importer

Zusätzlich Equipment
Keines

Kostenumfang
REDDOXX Appliance RX-250, 1 Jahr Subscription mit Spamschutz und Archivierung ohne Implementierung 7.900 Euro

Service- und Wartungskosten
Subscription: 950 Euro jährlich

Schulungsaufwand
Nicht notwendig

"Gerade die Suche von E-Mails konnten wir ganz erheblich vereinfachen", sagt Almir Kalender. Die Katara Hospitality Switzerland AG mit Sitz im Schweizerischen Zug ist die Betreibergesellschaft für die Schweizer Hotels der Katara Hospitality Ltd., Doha. Das Unternehmen entwickelt und plant die Konzepte für die Renovierung, Rekonstruktion und Wiedereröffnung legendärer Hotels. Katara Hospitality Ltd. verantwortet weltberühmte Hotels wie das Raffles in Singapur oder die Buddha-Bar in Paris.

Katara Hospitality

REDDOXX ist mit weit über 2. 300 Installationen in Deutschland einer der führenden Hersteller für E-Mail-Management, E-Mail-Security und Archivierung. Die Produktlinien des Spezialanbieters decken verschiedene Unternehmensgrössen ab und sind dadurch individuell auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt - von kleinen Firmen über den Mittelstand bis hin zum Enterprise-Segment.

Neben der Erfüllung rechtlicher Anforderungen stehen die Optimierung betrieblicher Prozesse und die Entlastung der IT-Infrastruktur im Mittelpunkt. Die Gesamtlösungen von REDDOXX können sehr einfach und ohne Änderungen in bestehende Netzwerke eingebunden werden. Zu den Kunden der REDDOXX GmbH zählen zahlreiche namhafte Unternehmen, Konzerne und öffentliche Institutionen.

Professionellen Service-Providern, Systemhäusern und ISPs bietet REDDOXX zudem die Möglichkeit, für ihre Zielgruppen eigene Mehrwertdienste auf Basis der REDDOXX-Cloud-Technologie umzusetzen. Die REDDOXX GmbH arbeitet von den deutschen Standorten Kirchheim/Teck und Hamburg aus mit internationalem Fokus und verfügt über ein weltweites Netz an Vertriebs-, Kooperations-und Technologiepartnern.


Die Partner:
NET-Design AG
Weggismattstrasse 23
6004 Luzern
Ansprechpartner:
Erwin Schöpfer
Tel.: +41 41 42902 - 02
erwin.schoepfer@net-design.ch
www.net-design.ch

i-Community AG
Via Sela 5
7500 St. Moritz
Ansprechpartner:
Marco Duschletta
Tel.: +41 840 7080 - 70
m.duschletta@i-community.ch
www.i-community.ch