Obligation légale de conservation en Suisse

Lors de l'archivage de données commerciales, les dispositions légales jouent aussi un rôle décisif. Le législateur indique comment la conservation doit se faire.

Les dispositions légales de l'obligation de conservation sont définies dans les codes et règlements suivants:

• Code des obligations (CO)
• Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)
• Loi sur la protection des données (LPD)
• Loi sur la TVA (LTVA)
• Code pénal (CP)

Ces règles doivent être suivies par

• Société commerciales (sociétés collectives et société en nom collectif, SA, Sarl)
• Les sociétés exerçant une activité commerciale avec un chiffre d'affaires dès CHF 100'000.-
• Ainsi que, indépendamment du chiffre d'affaires, toutes les opérations financières, de change, sur titres, boursières et d'encaissement ; les commissionnaires, les agents, les courtiers, administrateurs de fiduciaire, commissaires, supports de nouvelles, assurances.

Durée de conservation

• En principe, les données commerciales doivent être conservées pendant 10 ans après la fin de l'année commerciale. Cela est aussi valable pour les sociétés qui ont cessé leur activité.
• Exception: si les documents concernent des biens immeubles, ils doivent être conservés pendant au moins 20 ans, en rapport à la TVA.

Forme de la conservation

• Les documents peuvent être conservés sous forme écrite, électronique ou de manière comparable.
• Exception: les comptes d'exploitation et le bilan doivent être signés et conservés sous forme écrite.

Ces règles doivent être suivies par

• Société commerciales (sociétés collectives et société en nom collectif, SA, Sarl)
• Les sociétés exerçant une activité commerciale avec un chiffre d'affaires dès CHF 100'000.-
• Ainsi que, indépendamment du chiffre d'affaires, toutes les opérations financières, de change, sur titres, boursières et d'encaissement ; les commissionnaires, les agents, les courtiers, administrateurs de fiduciaire, commissaires, supports de nouvelles, assurances. /li>

Quels documents sont concernés par l'obligation de conservation?

• Les comptes annuels (factures, bilan, rapport annuel)
• Livres de comptes
• Pièces comptables
• Correspondance commerciale
• Documents fiscaux