Gesetzliche Aufbewahrungspflicht in der Schweiz

Bei der Archivierung von Geschäftsdaten spielen rechtliche Anforderungen eine entscheidende Rolle. Der Gesetzgeber gibt die Art und Weise der Aufbewahrung vor.

Die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht sind in folgenden Gesetzesbücher und Verordnungen definiert:

• Obligationenrecht (OR)
• Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
• Datenschutzgesetz (DSG)
• Mehrwertsteuergesetz (MWStG)
• Strafgesetzbuch (StGB)

Diesen Regeln folgen müssen

• Handelsgesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft, AG, GmbH)
• Nach kaufmännischer Art geführte Betriebe mit Umsatz ab CHF 100'000.-
• Sowie ungeachtet des Umsatzes alle Geld-, Wechsel, Effekten-, Börsen- und Inkassogeschäfte; Kommissionäre, Agenten, Makler, Treuhänder, Sachwalter, Nachrichtenvermittler, Versicherungen

Aufbewahrungsdauer

• Grundsätzlich müssen die Geschäftsdaten während 10 Jahren nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Dies gilt auch für gelöschte Gesellschaften.
• Ausnahme: Gibt es einen Zusammenhang der Unterlagen zu unbeweglichen Gegenstände in Bezug auf die MWST müssen sie mindestens 20 Jahre aufbewahrt werden.

Form der Aufbewahrung

• Die Unterlagen können ins schriftlicher, elektronischer oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Dies gilt auch für gelöschte Gesellschaften.
• Ausnahme: Die Betriebsrechnung und Bilanz müssen in schriftlicher und unterzeichneter Form aufbewahrt werden.

Worauf bezieht sich die Aufbewahrungspflicht?

• Jahresabschluss (Rechnung, Bilanz, Jahresbericht)
• Geschäftsbücher
• Buchungsbelege
• Geschäftskorrespondenz
• Steuerunterlagen

Regeln zur elektronischen Aufbewahrung

• Unterlagen dürfen nicht abänderbar sein, ohne dass dies festgestellt werden kann.
• Elektronische Unterlagen müssen lesbar bleiben, d.h. es besteht eine Aktualisierungspflicht für Hard- und Software.
• Die Verfügbarkeit muss in angemessener Frist gewährleistet sein.
• Aktuelle Unterlagen und archivierte Unterlagen müssen getrennt aufbewahrt werden.
• Es gibt eine Aufzeichnungspflicht für Zugriffe auf das Archiv.